Bauprojekt-Management
DELTAproject - für alle Mitarbeitenden
DELTAproject ist das Basismodul. Sie erledigen damit alle wichtigen Büroaufgaben, also die Korrespondenz, Adressverwaltung, Besprechungen mit Protokollen, Planverwaltung einschließlich Planverteilung und -versand sowie Projektaufgaben.
Adressen und Kontakte verwalten
Immer die richtige Adresse zur Hand
Die raffinierte Adressverwaltung ist die Drehscheibe in DELTAproject, wo alle Fäden zusammenlaufen. Raffiniert ist sie, weil Sie immer mit einem Klick die richtige Adresse zur Hand haben: vom gesuchten Bauherren, Unternehmen, Fachplanerin, Lieferfirma usw. Diese Adressen sind immer aktuell und enthalten alle benötigten Informationen. Und sie sind mit den entsprechenden Projekten verknüpft, so dass Sie im Handumdrehen allen Projektbeteiligten eine Nachricht senden können. Adresslisten, Etiketten für Einladungen, Weihnachtskarten und vieles mehr lässt sich auf Knopfdruck erstellen.
Intelligente Adressgruppen
In DELTAproject sind Adressen in intelligenten Adressgruppen nach Eigenschaften und Projektbeteiligung organisiert. Dadurch wird die gesuchte Adressliste zuverlässig und ohne langes Suchen zusammengestellt. Sie und Ihre Mitarbeitenden können auch eigene Eigenschaften und Kriterien festlegen. Eine Liste aller Fachplaner steht so jederzeit zur Verfügung. Versehen Sie bestimmte Adressen beispielsweise mit einer Eigenschaft Weihnachtskarte, wissen Sie am Jahresende mit einem Klick, wer eine Karte erhält. Natürlich lassen sich solche Eigenschaften auch kombinieren, so dass Sie problemlos zwischen der Neujahrskarte für die Bauherren und der Neujahrskarte für Kaufinteressenten unterscheiden können.
Weitere Vorteile der Adressverwaltung
- Die Mitarbeitenden legen ihre jeweiligen Favoriten fest
- Auffinden doppelter Adressen
- Adressen lassen sich mit beliebigen Notizen versehen
- Für eine Firma können mehrere Kontaktpersonen und für eine Person können mehrere Firmenadressen erfasst werden.
- Import und Export von vCards u.a.
- Für unterwegs: Schnittstelle zur iPhone-App von DELTAproject
Projektorganisation
Im Bereich Projekte werden die Korrespondenz und die Protokolle automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet. Die Liste der Submittenten und Unternehmer ist immer auf dem neuesten Stand. Die Planliste führt jeweils alle gültigen Pläne, projektbezogenen Rechnungen und die nicht erledigten Aufgaben auf. Dadurch hat die Bauleitung immer alle erstellten Leistungsverzeichnisse im Blick, während das Management die Honorare kalkuliert und den Leistungsstand und die Zahlungen kontrolliert. Hier laufen alle Informationen und Dokumente zusammen.
Korrespondenz
Während eines Projekts können Sie die ganze Korrespondenz wie Briefe, Lieferscheine, Mitteilungen oder Notizen in DELTAproject schreiben. Serienbriefe erstellen Sie schnell und unkompliziert mithilfe der intelligenten Adressgruppen. Jedem Schreiben wird die Adresse und das Projekt zugewiesen. Ob Absageschreiben, Begleitbrief einer Ausschreibung, Planlieferschein oder Kurzbrief an eine Behörde: kein Dokument geht verloren. Alle haben jederzeit Zugriff auf die gesamte Korrespondenz zu einem Projekt und den vollständigen Briefwechsel mit der Bauherrschaft. Sie haben aber auch die Möglichkeit, die Korrespondenz mit Ihrem gewohnten Office-Programm zu erledigen, denn DELTAproject füllt Adressen und Projektinformationen automatisch ab.
Besprechungen und Protokolle
Die Sitzungsprotokolle in DELTAproject lassen sich strukturieren, wie Sie sich das gewohnt sind. Eine Traktandenliste zur Vorbereitung einer Besprechung ist ebenso vorgesehen wie die Aufgabenliste als Anhang des Protokolls für alle, die an der Sitzung teilgenommen haben. Allen steht jeweils das aktuelle Protokoll und die komplette Historie einer Besprechungsserie zur Verfügung.
Aufgaben verteilen
DELTAproject hilft der Projektleitung, die Aufgaben für die Mitarbeitenden und externe Firmen zu planen und zu verteilen. Die Mitarbeitenden finden ihre jeweiligen Pendenzen in ihrer persönlichen To-do-Liste aufgeführt. Die Projektleitung kann übersichtlich kontrollieren, welche Aufgaben bearbeitet wurden, um den vereinbarten Zeitrahmen einhalten zu können.
Planmanagement
Angesichts der Vielfalt an Versionen ist es nicht einfach, den Überblick im Planmanagement zu behalten. DELTAproject sorgt mit der Planliste, dem Planversand und zahlreichen Automatismen für Ordnung. Jeder Plan wird zentral in der Datenbank mit seinem Planindex und Empfängern erfasst. Mit diesen Informationen kann die Administration die Pläne allen Zuständigen zustellen und den Versand für die Projektbeteiligten dokumentieren.
Weitere Eigenschaften des Planmanagements
- Dokumentierung der Planhistorie
- Planregeln zum Erstellen der Plannummern auf Projektebene
- Eindeutigkeit der Plannummer auf Projektebene
- Versand der Pläne mit zugehörigem Planlieferschein
- Liste mit noch nicht verschickten Plänen
Vorlagen und Gestaltung
Das Erscheinungsbild Ihrer Dokumente bestimmen Sie selbst, so dass es den geltenden Standards in Ihrem Büro entspricht (CI). Ebenfalls können Sie festlegen, welche Informationen in einem Dokument verwendet werden sollen und welche unwichtig sind. Wenn das sinnvoll ist, haben Sie die Möglichkeit, für ein Projekt ein eigenes Vorlagen-Set einzurichten. Beispielsweise, wenn Sie ein Projekt in Zusammenarbeit mit einem anderen Unternehmen umsetzen oder wenn eine Behörde ganz bestimmte Daten und Informationen verlangt.
Weitere Pluspunkte von DELTAproject
- Bereich für interne Projektnotizen
- Integrierte Benutzerverwaltung der Mitarbeiter:innen
- Individuelle Vorgaben für lokale Feiertage, Sollstunden etc.
- Schutz sensibler Daten dank ausgefeiltem Rechte- und Rollensystem
- Spesenverwaltung für die Mitarbeiter:innen
- iPhone-App mit Adressen, Projektbeteiligte, Aufgaben und Pendenzen für unterwegs